Le recours à l’outil de signature électronique est une pratique bien ancrée dans les habitudes des équipes d’Access Protection. Elle s’inscrit dans une démarche de dématérialisation globale de l’entreprise initiée dès 2015. La volonté de fluidifier et de moderniser tous nos processus a été un vrai moteur pour se lancer. L’impact environnemental d’une telle solution est également une donnée à ne pas prendre à la légère. De plus, nous constatons aujourd’hui que le contexte sanitaire de ces dernières années a grandement accéléré et généralisé le recours à la signature électronique. Découvrez comment, grâce à l’utilisation de cet outil et depuis quelques années maintenant, les équipes d’Access Protection allient simplicité, rapidité et efficacité dans tous les échanges du quotidien.
2015 : virage de la dématérialisation !
Nous avons rapidement saisi les avantages d’un tel outil. C’est pour cela que nous avons opté pour la signature électronique dans nos échanges avec nos clients et partenaires. D’une manière générale, la digitalisation de nos process nous a permis de gagner un temps conséquent dans nos tâches quotidiennes. Une communication à destination de nos clients a été envoyée pour les informer que nous prenions ce virage numérique. Nous étions pleinement conscients que tout ne pourrait pas se mettre en place du jour au lendemain.
Les habitudes sont parfois très ancrées et difficiles à changer. C’est pour cette raison que nous accompagnons nos clients et nous nous tenons toujours disponibles à la moindre de leur interrogation. Le tout numérique questionne et peut aussi inquiéter quant à la sécurisation des données contenues dans ces échanges. Lorsqu’il est question de signer un document, nous savons qu’il s’agit souvent de documents confidentiels contenant des éléments sensibles. Il nous revient donc d’être extrêmement prudents et très transparents avec nos clients et partenaires. En communiquant par exemple autour de la sécurisation de ces solutions numériques auprès d’eux.
Dans l’ensemble, c’est une mesure très bien accueillie par toutes et tous. Néanmoins, la version papier rassure encore et c’est normal. Il est tout de même important pour nous d’anticiper ces questions, car aujourd’hui le contexte sanitaire a poussé bon nombre d’entreprises à revoir leurs process en la matière. La mise en place du télétravail a bouleversé les codes en poussant irrémédiablement les entreprises à se positionner sur la question du numérique et des échanges dématérialisés.
Il y a bien sûr le volet pratique mais aussi le volet environnemental que nous ne pouvons pas ignorer. Quoi qu’il advienne, nous n’aurons plus le choix d’ici quelques années ! Voyez donc les obligations à venir sur la question de la facturation en entreprise. L’échelonnement de la mise en place obligatoire de la facturation électronique devrait se concrétiser entre 2023 et 2025 selon la taille de l’entreprise. Il est donc important d’anticiper cela dès maintenant pour éviter les déconvenues et la perte de temps inutile.
Les avantages de la signature électronique pour Access Protection
Dans notre quotidien, nous apprécions la simplicité et la rapidité. Nous considérons qu’il s’agit d’un gage de qualité et d’un gain de temps non négligeable pour l’ensemble de nos parties prenantes. Lorsque nous échangeons avec un client ou un partenaire, nous nous efforçons toujours de pouvoir lui communiquer les informations nécessaires dans les plus brefs délais. Tout le monde est gagnant dans ce type de fonctionnement !
- C’est ainsi qu’aujourd’hui, la plupart de nos documents sont signés en quelques minutes. Nous savons bien que nos clients sont aussi accaparés par leurs activités et contraintes quotidiennes. Il était donc capital de pouvoir leur proposer des solutions simples et efficaces. Nos collaborateurs peuvent aussi tirer un bénéficie non négligeable de ce fonctionnement. Nous classons les dossiers numériquement et tendons à abandonner progressivement les armoires de rangement. C’est à dire que le processus de dématérialisation nous permet de stocker nos documents sur un serveur sécurisé.
- La réactivité est au coeur de l’ADN des équipes d’Access Protection. Avec ce type de solution, il nous est possible de suivre l’avancement de nos dossiers en temps réel ! Il est donc très simple de procéder à des relances ou modifications rapides si nécessaire.
- Nous réduisons ainsi fortement notre consommation de document papier et pouvons ainsi contribuer à la préservation de l’environnement. Supprimer le papier de nos quotidiens est une donnée importante. Moins de papier donc moins d’enveloppes à envoyer : cela représente pour nous une vraie économie dans tous les sens du terme. Nous savons toutes et tous que les papiers administratifs peuvent parfois contenir de nombreuses pages accompagnées d’annexes à n’en plus finir et cela est à prendre en compte.
Pour Conclure …
La signature électronique couplée à l’automatisation des process est un véritable atout pour Access Protection. Cela impacte positivement la qualité de service que nous aimons délivrer : il s’agit d’une priorité absolue pour nos équipes. Nous savons à quel point les impressions de papier, les déplacements à la poste, les frais d’affranchissement pèsent lourds dans le « capital temps » d’une entreprise. Ce dispositif nous permet à la fois d’être rapides et réactifs. Nous continuerons à militer pour le développement de ces solutions qui représentent un avantage pour tout l’écosystème de l’entreprise. Car TOUS les documents d’une entreprise sont concernés par la signature électronique. Tous les services sont impactés. Nous pouvons dire qu’il s’agit d’une excellente solution qui a contribué à augmenter la productivité de toutes nos équipes !
Propos recueillis auprès d’Anne-Laure Veyer, Assistante de Direction chez Access Protection
Lien externe : virage de la facture électronique
